Les phases de test ou d'expérimentation sur données clientes peuvent conduire ActiveProLearn à disposer de données réelles, anonymisées ou non. La confidentialité de ces échantillions doit être assurée en respectant les règles suivantes :

• Lors de la transmission vers ActiveProLearn, ne pas utiliser de dépôt ou de méthodes d'accès ouvertes au public
• Lors de la transmission vers ActiveProLearn d'échantillons de grande taille, utiliser des sites de transmission d'archives sécurisés par mot de passe.
• Lors de la transmission vers ActiveProLearn d'échantillions de petite taille, ne pas insérer les données comme pièce attachée d'une diffusion de groupe. Adresser directement le fichier à son opérateur technique.
• Les collaborateurs techniques d'ActiveProLearn s'engagent à ne pas réutiliser ces données sur d'autres environnements (autres plates-formes, projets, environnements clients), à moins d'une autorisation explicite du fournisseur initial des données.
• Les données fournies ne peuvent être installées QUE sur des environnements locaux de développement et de test, non diffusés en ligne.
• Les données fournies doivent être détruites (ainsi que toutes leurs copies, et sur tous les supports) à l'issue de la période d'avant-vente, si le marché n'est pas conclu.

Toutes les données fournies pour, ou constituées pendant l'exploitation appartiennent au client. ActiveProLearn a pour mission de protéger l'accès à ces données ou à des copies de ces données qu'aux personnes “ayant un droit légitime” sur ces données.

Les données peuvent être à tout moment restituées au client, sous forme d'exports de base de données et d'archive de fichiers.

Les données d'origine (données de chargement) pourront être conservées un certain temps par ActiveProLearn, notamment pendant la période de vérification de service régulier (VSR). Au bout d'un certain temps de fonctionnement, ces données seront détruites (bases de données temporaires, archives SQL, archives). La disponibilité des données est alors basée sur les dernières sauvegardes du site.

En dehors des périodes contractuelles d'exploitation une plate-forme opérationnelle peut être laissée à disposition du client, uniquement pour ses comptes administrateur, afin de récupérer et archiver des données. La durée de maintien peut varier selon les accords contractuels entre ActiveProLearn et son client.

ActiveProLearn préserve la confidentialité des données en s'interdisant :

• La diffusion à des tiers de données, même anonymisée, hormis dans le cadre d'une demande de service du propriétaire des données.
• L'attribution d'accès tiers autres que l'équipe opérationnelle d'ActiveProLearn
• L'export et la réutilisation de matériel pédagogique (autres que ceux mis à disposition par ActiveProLearn comme documentation ou tutorialisation de la plate-forme).

Si des demandes d'observation des pratiques sont adressées à ActiveProLearn, alors le client doit donner son approbation et être pleinement informé du périmètre de la communication qui est demandée.

Les sauvegardes et archives détenues par ActiveProLearn peuvent être conservées pendant un temps de garde par nos soins, et ce afin de prévoir :

• Une reprise de l'exploitation en cas de changement de décision du client.
• Une reprise de la réversibilité, en cas d'incident technique de réintégration des données sur un système externe.

Cette durée est en général comprise entre 6 mois et 1 an. Cette conservation n'est pas obligatoire.

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